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Le note spese permettono ai dipendenti di rendicontare spese sostenute per conto dell’azienda (trasferte, pasti, materiali), caricare le ricevute e ricevere rimborso.
Nota spese con voci e foto ricevute

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Flusso dipendente

1

Nuova nota spese

Da app mobile o web → HR → Note spese → + Nuova. Titolo (es. “Trasferta cliente Milano 12-14 gennaio”).
2

Aggiungi voci

Per ogni spesa:
  • Data
  • Importo
  • Categoria: trasporto, vitto, alloggio, materiali, ecc.
  • Ricevuta: foto o PDF (con OCR automatico che compila data e importo se possibile)
  • Progetto/commessa (opzionale, per allocazione)
  • Descrizione
3

Invia

Quando completa, click Invia per approvazione.

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OCR ricevute

Foto scontrino con dati estratti automaticamente
Scatti foto della ricevuta → Arya riconosce (AI):
  • Commerciante
  • Data
  • Importo totale
  • IVA separata
  • Categoria (inferita da tipologia esercizio)
Consuma crediti AI. Puoi rivedere e correggere prima di salvare.

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Approvazione

1

Manager riceve nota

Notifica dashboard.
2

Rivede voci

Controlla: politica aziendale, importi massimi per categoria, coerenza col progetto.
3

Approva o rimanda

  • Approva tutto: nota pronta per pagamento
  • Approva parziale: alcune voci rifiutate con motivazione
  • Rimanda: per chiarimenti

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Pagamento

Nota approvata → entra in coda pagamenti:
Genera flusso SEPA per pagamenti multipli. Upload su portale banca.

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Politica aziendale

1

Configura policy

Impostazioni → HR → Note spese → Policy → definisci:
  • Importi max per categoria (pasti, hotel, taxi)
  • Categorie vietate
  • Documenti obbligatori (ricevuta fiscale vs scontrino)
2

Arya controlla

Se una voce viola la policy, Arya lo segnala al dipendente prima dell’invio e al manager in approvazione.

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Integrazione con contabilità

Le note spese approvate generano scritture contabili automatiche:
Se allocate a una commessa, contribuiscono al consuntivo del progetto.

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Domande frequenti

Arya converte al cambio del giorno della spesa. Eventuali differenze al momento del rimborso sono gestite come oneri finanziari.
No, solo le proprie. I manager vedono quelle del team. HR Admin vede tutte.
Flagga la voce come “Rifatturabile al cliente” → entra nel prossimo preventivo/fattura come voce passante.