> ## Documentation Index
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# Note spese

> Rimborsi dipendenti con ricevuta, approvazione, allocazione su commessa.

Le **note spese** permettono ai dipendenti di rendicontare spese sostenute per conto dell'azienda (trasferte, pasti, materiali), caricare le ricevute e ricevere rimborso.

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/agevole/cM9eEPJE8FVhTNOb/images/hr/it/expense-report.svg?fit=max&auto=format&n=cM9eEPJE8FVhTNOb&q=85&s=5692e180888bc5cf09f081e8bbbb5851" alt="Nota spese con voci e foto ricevute" width="1200" height="720" data-path="images/hr/it/expense-report.svg" />
</Frame>

## Flusso dipendente

<Steps>
  <Step title="Nuova nota spese">
    Da app mobile o web → **HR → Note spese → + Nuova**. Titolo (es. "Trasferta cliente Milano 12-14 gennaio").
  </Step>

  <Step title="Aggiungi voci">
    Per ogni spesa:

    * **Data**
    * **Importo**
    * **Categoria**: trasporto, vitto, alloggio, materiali, ecc.
    * **Ricevuta**: foto o PDF (con OCR automatico che compila data e importo se possibile)
    * **Progetto/commessa** (opzionale, per allocazione)
    * **Descrizione**
  </Step>

  <Step title="Invia">
    Quando completa, click **Invia per approvazione**.
  </Step>
</Steps>

## OCR ricevute

<Frame>
  <img src="https://mintcdn.com/agevole/cM9eEPJE8FVhTNOb/images/hr/it/expense-ocr.svg?fit=max&auto=format&n=cM9eEPJE8FVhTNOb&q=85&s=3d4519fd009e62b84881c942bb9b677c" alt="Foto scontrino con dati estratti automaticamente" width="1200" height="720" data-path="images/hr/it/expense-ocr.svg" />
</Frame>

Scatti foto della ricevuta → Arya riconosce (AI):

* Commerciante
* Data
* Importo totale
* IVA separata
* Categoria (inferita da tipologia esercizio)

Consuma crediti AI. Puoi rivedere e correggere prima di salvare.

## Approvazione

<Steps>
  <Step title="Manager riceve nota">Notifica dashboard.</Step>
  <Step title="Rivede voci">Controlla: politica aziendale, importi massimi per categoria, coerenza col progetto.</Step>

  <Step title="Approva o rimanda">
    * **Approva tutto**: nota pronta per pagamento
    * **Approva parziale**: alcune voci rifiutate con motivazione
    * **Rimanda**: per chiarimenti
  </Step>
</Steps>

## Pagamento

Nota approvata → entra in **coda pagamenti**:

<Tabs>
  <Tab title="Bonifico">Genera flusso SEPA per pagamenti multipli. Upload su portale banca.</Tab>
  <Tab title="In busta paga">Arya esporta per il consulente del lavoro → rimborso incluso nella prossima busta.</Tab>
  <Tab title="Cassa">Pagamento contante registrato manualmente.</Tab>
</Tabs>

## Politica aziendale

<Steps>
  <Step title="Configura policy">
    **Impostazioni → HR → Note spese → Policy** → definisci:

    * Importi max per categoria (pasti, hotel, taxi)
    * Categorie vietate
    * Documenti obbligatori (ricevuta fiscale vs scontrino)
  </Step>

  <Step title="Arya controlla">
    Se una voce viola la policy, Arya lo segnala al dipendente prima dell'invio e al manager in approvazione.
  </Step>
</Steps>

## Integrazione con contabilità

Le note spese approvate generano **scritture contabili** automatiche:

```
Costo (per categoria, es. "Viaggi e trasferte") @ Dipendente da pagare
```

Se allocate a una commessa, contribuiscono al [consuntivo del progetto](/it/progetti/budget-e-margine).

## Domande frequenti

<AccordionGroup>
  <Accordion title="Come gestisco le spese in valuta estera?">Arya converte al cambio del giorno della spesa. Eventuali differenze al momento del rimborso sono gestite come oneri finanziari.</Accordion>
  <Accordion title="Il dipendente può vedere note spese di altri?">No, solo le proprie. I manager vedono quelle del team. HR Admin vede tutte.</Accordion>
  <Accordion title="Come collego note spese a un cliente (rifatturazione)?">Flagga la voce come "Rifatturabile al cliente" → entra nel prossimo preventivo/fattura come voce passante.</Accordion>
</AccordionGroup>